Cách quản lý cửa hàng tạp hóa khoa học và thông minh cho người mới bắt đầu

Cách quản lý cửa hàng tạp hóa, cửa hàng tiện ích, mini mart với lượng hàng hóa lớn, phân loại hàng, khối lượng và giá bán về cơ bản là giống nhau. Tuy nhiên có một số sản phẩm lại có số lô, hạn sử dụng với thương hiệu khác nhau dễ nhầm lẫn trong quá trình bán hàng.

Đây là yếu tố gây đau đầu và khó khăn khi quản lý. Trong khi các chủ cửa hàng thường tính toán doanh thu một cách thủ công bằng sổ sách và lấy doanh thu trừ chi phí trong ngày nhưng không tách bạch ra được hàng hóa nào đang tồn kho, hàng nào bán chạy thế nên không có cách thức tối ưu, dần dần không hiểu khách hàng và lợi nhuận sẽ giảm thiểu dần dần.

Tình trạng này kéo dài dẫn tới cửa hàng tạp hóa lỗ vốn phải đóng cửa trong khi mới kinh doanh được vài tháng. Là người kinh doanh cần phải thông minh và nhanh nhạy thế nên hãy tránh để rơi vào tình trạng không ra gì đó nữa. Cùng tìm hiểu những nguyên nhân và cách quản lý cửa hàng tạp hóa sao cho hiệu quả.

1. Những nguyên nhân chính dẫn đến thất thoát trong cửa hàng tạp hóa

1.1. Chưa có quy trình và cách quản lý cửa hàng tạp hóa

Khi hàng hóa nhiều với đa dạng chủng loại, mẫu mã và có nhiều nhà sản xuất với sản phẩm cùng loại giá bán khác nhau sẽ khiến bạn nhầm lẫn và khó kiểm soát. Việc kiểm kê hàng hóa và đối chiếu sẽ mất nhiều thời gian mà trong khi bạn thì không có rảnh. Chênh lệch doanh thu và lợi nhuận thực tế khiến bạn không nắm rõ được mình có đang lỗ hay lãi. Thế nên cần cách quản lý cửa hàng tạp hóa.

Bày biện và trưng bày không khoa học đôi lúc là lộn xộn sẽ khiến kiểm tra và tìm kiếm hàng hóa trở lên khó khăn và dễ bị mất hàng, thất thoát. Đôi lúc sẽ có tình trạng dán tem hàng bị sai và tính doanh thu cũng không còn đúng nữa.

1.2. Thất thoát do nhân viên bán hàng

Lượng khách hàng lớn vào giờ cao điểm sẽ dồn dập và khó trong cách quản lý cửa hàng tạp hóa. Đặc biệt nhất là vào giờ chuyển ca giữa các nhân viên hoặc dịp lễ tết. Lúc đó ít nhân viên hỗ trợ và dễ bị mất hàng, hoặc có những chương trình khuyến mại mua nhiều sẽ được giảm. Thì nhân viên sẽ kheo lẽo lồng các đơn hàng lẻ thành đơn hàng lớn để được hưởng ăn khuyến mại.

Kiểm tra số lượng sẽ không thiếu xót, nhưng doanh thu sẽ không cao như thực tế nên gây thất thoát, và cái đó vào túi nhân viên. Ngoài ra tinh tế hơn họ sẽ đẩy những khuyến mại lớn của cửa hàng cho người thân quen, còn khách hàng có nhu cầu thực sự thì họ bảo hết KM, đây là tình trạng găm hàng, về cơ bản là không sai tuy nhiên mục đích tạo ra các chương trình khuyến mại là để khuyến khích các khách hàng lạ, mới chứ không phải dành cho những người quen biết, làm cho chiến dịch marketing bán hàng không đạt được hiệu quả.

1.3. Thất thoát do khách hàng

Cửa hàng tạp hóa rất nhiều sản phẩm nhỏ dễ bị mất: kẹo, xà phòng, túi bánh… Tồn tại một số khách hàng “tiện tay đút túi” mà không qua quầy tính tiền. Đối với một số mặt hàng thực phẩm ăn liền sẽ có khách hàng ăn luôn tại chỗ để không phải tính tiền. Một vài mánh khóe bóc tem cũng như biết cách bóc tháo nam châm chống trộm…

Theo thống kê, 70% thất thoát là do những nguyên nhân từ cửa hàng: cách quản lý cửa hàng tạp hóa: hàng hóa, tồn kho, quản lý nhân viên, quản lý dòng tiền. Bạn cần sử dụng thêm phần mềm quản lý để quản lý được hiệu quả.

2. Bí quyết quản lý cửa hàng tạp hóa để giảm thất thoát, tăng doanh thu

2.1. Hoàn thiện quy trình kiểm tra kho hiệu quả và chính xác

Bạn cần thực hiện cách quản lý cửa hàng tạp hóa đó là: quản lý theo cách thức gán mã vạch và số lô đê tiện gán mã quản lý khi thanh toán. Các bước thực hiện quản lý doanh thu:

Hàng về thì cần để vào một chỗ tách rời với kho chính tránh nhầm lẫn và kiểm kê. Bạn sẽ dán mã mới hoặc nhập mã cũ vào qua phần mềm bán hàng tạp hóa của OneTech.

Đối với cách nhập tồn kho ban đầu có thể thực hiện trên 2 cách đó là khai báo trực tiếp hàng hóa tồn kho hoặc Chuyển hàng hóa tồn kho cửa hàng đang quản lý trên file excel vào phần mềm.

Các sản phẩm đã dán mã và quét mã cần sắp xếp sao cho khoa học để tiện kiểm kê kho sau này hoặc kịp thời tìm ra những hàng hóa bị hỏng, hết hạn sử dụng.

Mọi hoạt động xuất kho, nhập kho đều được cập nhật tự động trên phần mềm quản lý bán hàng của OneTech. Bạn có thể quản lý chính xác số lượng hàng tồn kho. Từ đó có những kế hoạch bán hàng tối ưu nhất.

2.2. Quản lý nhân viên bán hàng

Nhân viên chính là kiếm tiền từ khách hàng về cho bạn. Để có được đội ngũ nhân viên yêu công việc, hết lòng vì cửa hàng, trung thực ngoài việc quản lý, đào tạo nghiệp vụ bạn nên có những phần thưởng kịp thời. Phần mềm quản lý có khả năng phân quyền người dùng theo chức năng và nhiệm vụ được phân công.

Chẳng hạn nhân viên bán hàng có thể xem các thông tin giá cả sản phẩm, thống kê với giá cả, lên đơn và thao tác thanh toán tính tiến cho khách hàng. Các nhân viên kho thì có cách quản lý cửa hàng tạp hóa được dễ dàng hàng xuất – nhập cũng như các chứng từ liên quan. Mọi thao tác từ bán hàng đến tính tiền cũng như thanh toán đều được tự động cập nhật trên phần mềm và thông báo về điện thoại qua app một cách nhanh chóng.

Phần mềm hỗ trợ hỗ trợ cách quản lý cửa hàng tạp hóa bằng cách tạo lịch làm việc cho nhân viên giúp bạn đánh giá đúng năng suất và hiệu quả của từng nhân viên. Từ đó có chính sách lương thưởng thích hợp và kịp thời cho nhân viên xuất sắc.

2.3. Hạn chế thất thoát bởi khách hàng

Để giúp tránh những thất thoát do tình trạng gian lận và trộm cắp diễn ra ở cửa hàng thì bạn nên đầu tư mua hẳn một chiếc camera xịn cò và lắp đặt tại các vị trí quan trọng trong cửa hàng điển hình như:

Những nơi bày biện hàng hóa và những hàng hóa nhỏ dễ bỏ vào túi như hộp bánh kẹo, các cục xà bông…

Nơi có chứa tiền như quầy thu ngân để giám sát nhân viên thu ngân và khách hàng tới thanh toán. Lắp ở đây để loại trừ tình trạng khách hàng không thanh toán hoặc nhân viên không nhập dữ liệu vào phần mềm.

Sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa của OneTech Việt Nam giúp bạn kiểm soát kịp thời lượng hàng hóa có trong kho và chiết xuất dữ liệu kiểm tra xem hàng hóa nào đang hot, đang bán chạy và tồn kho như thế nào? Để từ khó có kế hoạch điều chỉnh sao cho phù hợp. Đây là giải pháp quản lý bán hàng thông minh và giảm những sai sót nhỏ và tăng doanh thu.